KI & Automatisierung

Wir digitalisieren und automatisieren Abläufe, die heute Zeit kosten – Anfragen, Dokumente, Datenpflege und Abstimmungen. KI setzen wir gezielt ein, mit klaren Prüf- und Freigabeschritten.

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Wann sich Automatisierung lohnt

Typische Situationen – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.

Das Postfach diktiert den Tag.

Anfragen, Rechnungen und Rückfragen müssen zuerst gelesen, eingeordnet und weitergeleitet werden, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Daten aus PDFs, Formularen oder E-Mails werden von Hand in andere Systeme übertragen.
Dieselben Fragen werden jeden Tag aufs Neue beantwortet.
Berichte entstehen aus vielen Tabellen per Kopieren und Einfügen.
Wichtiges Wissen steckt in Köpfen und Ordnern statt in nachvollziehbaren Abläufen.

Was wir umsetzen

Prozessanalyse

Wir nehmen Ihren Ablauf auf, finden die zeitaufwendigen Schritte und bewerten, was sich sinnvoll automatisieren lässt.

Ein Ablauf, Schritt für Schritt

Drei Beispiele, jeweils in vier Stationen. Nicht jedes braucht KI oder eine manuelle Freigabe – wählen Sie ein Beispiel.

Beispielablauf

Eine Rechnung kommt per E-Mail und soll ohne Abtippen im richtigen System landen.

KI erkennt die Inhalte; eine zuständige Person gibt frei.

Eingang
Rechnung trifft ein
Die E-Mail mit dem PDF wird automatisch übernommen.
Ergebnis: PDF · E-Mail
Einordnung
Inhalt wird erkannt
Absender, Rechnungsnummer und Beträge werden ausgelesen und zugeordnet.
Ergebnis: Absender · Nummer · Beträge
Prüfung
Ein Mensch gibt frei
Abweichungen werden markiert; die Freigabe erfolgt durch die zuständige Person.
Ergebnis: Abweichung · Freigabe
Weitergabe
Daten werden übergeben
Der geprüfte Datensatz geht an die Buchhaltungssoftware, der Beleg wird abgelegt.
Ergebnis: Buchhaltung · Archiv

Worauf wir achten

Kontrolle behalten: Wichtige Schritte bleiben prüf- und freigebbar; Entscheidungen mit Tragweite treffen Menschen.
Daten bewusst einsetzen: Welche Informationen ein System verarbeiten darf, legen wir vorab gemeinsam fest.
Nachvollziehbar bleiben: Automatisierte Schritte sind dokumentiert und lassen sich nachverfolgen.
Schrittweise einführen: Wir beginnen mit einem überschaubaren Ablauf und bauen aus, was sich bewährt.

Vom Ablauf zur laufenden Automatisierung

Vier Schritte, in denen aus einer zeitraubenden Aufgabe ein verlässlicher Ablauf wird.

Schritt 1: Ablauf verstehen
Gemeinsam beschreiben wir den heutigen Ablauf, die Beteiligten und die Systeme.
Schritt 2: Potenzial bewerten
Wir zeigen, welche Schritte sich automatisieren lassen und wo Menschen entscheiden sollten.
Schritt 3: Pilot umsetzen
Ein erster Ablauf geht in überschaubarem Umfang in Betrieb.
Schritt 4: Ausbauen
Mit den Erfahrungen aus dem Pilot erweitern und verbessern wir die Lösung.